So-net無料ブログ作成

ToDoリスト(やることリスト)で効率アップ [スキルアップ]

仕事やプライベートで、今後やることを、頭の中で管理していたり、
手帳などに日別や月別で、バラバラに書き記して管理していたり
されている方もいるのではないかと思います。

ですが、このような管理をしていると、下記のような問題が
発生してしまう場合が、あるのではないかと思います。
-頭の中で管理している場合-

  ・やる事自体を忘れてしまう。(作業漏れ)

  ・先に終わらせられる作業と、後回しにしても大丈夫な作業の
   区別がつかない。(優先順位が見えてこない)

  ・やる事自体が複雑な事だと、どうやってこなすかを、
   堂々巡りでぐるぐる考えて、思考が止まり、作業が
   進まなくなってしまう。



-手帳などに記入して管理している場合-

  ・やらなければと思った時に、別々のページに書いているので、
   どこに書いたのか探さなくてはならない。

  ・殴り書きで書いたままになっていて、後で意味がわからない。

  ・先に終わらせられる作業と、後回しにしても大丈夫な作業の
   区別がつかない。(優先順位が見えてこない)

  ・手書きしなくてはならないので、効率が悪い。


手帳で管理している場合、マメな方は、殴り書きで書いたやること一覧を、
その日に、忘れないように、もう一度別のページに
書きまとめている方もいるかもしれません。
ですが、手書きよりパソコンで管理されたほうが、
格段に管理する効率が良くなると思います。


このような問題を解決するために、
ぜひ、ToDoリスト(やることリスト)をパソコンで作成する事を
おすすめしたいと思います。

作成方法を簡単に説明したいと思います。


手順

1.メモ帳、ワープロソフト(Wordなど)、表計算ソフト(Excelなど)など、
  文字を入力できるソフトでしたら、何でもOKですので、ToDoリスト(やる事リスト)を
  作成するためのソフトを立ち上げます。

2.自分が今後、やらなければならない事を1行ずつ入力していきます。
  やる事はざっくりでいいです。事細かに書く必要はありません。
  (行間を1~2行程度あけると見やすいです)


   ■やる事の入力例

     ○○さんに連絡し、システムの操作説明をMM月dd日のhh時nn分に行う事を
     伝える。

     △△情報検索画面を作成する。

     ××情報メンテナンス画面を作成する。

     ◎◎システムの操作マニュアルを作成する。

     既存の検索システムに検索条件を1つ追加し、検索処理を修正する。


3.手順2で書いたやることの先頭に、優先順位を1から順に入力していきます。


   ■優先順位の入力例

    1 ○○さんに連絡し、システムの操作説明をMM月dd日のhh時nn分に行う事を
      伝える。

    3 ◎◎システムの△△情報検索画面を作成する。

    4 ◎◎システムの××情報メンテナンス画面を作成する。

    5 ◎◎システムの操作マニュアルを作成する。

    2 既存の検索システムに検索条件を1つ追加し、検索処理を修正する。


   ※優先順位を付ける時の注意

    ・すぐに終わらせられることは、「すぐ終わるから後でやってもどうにかなるだろう」
     と言う考えから、後手後手になってしまうことを防ぐため、
     特に急ぎの作業がない限り、なるべく優先順位を高くします。

    ・人に依頼する作業の場合、相手の作業の都合もあるので、
     できる限り、早めに連絡・依頼を行い、相手に依頼があることを認識してもらい、
     作業をスムーズに取り掛かれる状態にしておいてもらうため、
     優先順位を高くします。


4.手順3で入力したToDoリスト(やる事リスト)をファイルに保存後、印刷して、
  リストの通りに作業を進めていき、作業が終わったものから、リストに
  「レ点」をつけていきます。
  (間に割り込みの作業が入った場合、随時、リストに追加し、優先順位を
   振りなおします)


   ■作業完了したやる事に「レ点」をつけていきます

    レ 1 ○○さんに連絡し、システムの操作説明をMM月dd日のhh時nn分に行う事
        を伝える。

      3 ◎◎システムの△△情報検索画面を作成する。

      4 ◎◎システムの××情報メンテナンス画面を作成する。

      5 ◎◎システムの操作マニュアルを作成する。

    レ  2 既存の検索システムに検索条件を1つ追加し、検索処理を修正する。



  ※補足として、それぞれのやる事が、さらに細かく分ける必要がある作業の場合、
    別途、それぞれのやる事の作業を細分化したやることリストを作成し、作業を
    進めていくことになります。


以上でToDoリスト(やる事リスト)での漏れを防止し、優先順位を意識した作業管理が
行えるようになるのではないかと思います。
(実際、私はこのようなやり方で、作業の管理を行っています)

全てにレ点がついたToDoリストは、リスト内の作業完了といういことになりますので、
履歴として残してもいいですし、シュレッダーで破棄してしまってもいいと思います。


ToDoリスト(やることリスト)を作成することによって、

「あれやらなきゃ・・・そういえばあれはどうしよう・・・」

と、頭でやる事を考える必要がなくなり、今やらなければいけない作業を
集中して行うことができ、作業効率が格段にアップすると思います。

さらに、リストに「レ点」が増えてくると、後少しでゴールだ!と、達成感と作業完了に向かって
進んでいる事が実感でき、モチベーションを高めながら作業が行え、
作業内容も、質が高く充実したものになることと思います。


ToDoリスト(やることリスト)、ぜひ皆様も活用されてはいかがでしょうか。


nice!(0)  コメント(0)  トラックバック(0) 
共通テーマ:パソコン・インターネット

nice! 0

コメント 0

コメントを書く

お名前:
URL:
コメント:
画像認証:
下の画像に表示されている文字を入力してください。

トラックバック 0