ToDoリスト(やることリスト)で効率アップ

仕事やプライベートで、今後やることを、頭の中で管理していたり、手帳などに日別や月別で、バラバラに書き記して管理していたりされている方もいるのではないかと思います。

ですが、このような管理をしていると、下記のような問題が発生してしまう場合があるのではないかと思います。

－頭の中で管理している場合－

・やる事自体を忘れてしまう。(作業漏れ)

・先に終わらせられる作業と、後回しにしても大丈夫な作業の区別がつかない。(優先順位が見えてこない)

・やる事自体が複雑な事だと、どうやってこなすかを、堂々巡りでぐるぐる考えて、思考が止まり、作業が進まなくなってしまう。



－手帳などに記入して管理している場合－

・やらなければと思った時に、別々のページに書いているので、どこに書いたのか探さなくてはならない。

・殴り書きで書いたままになっていて、後で意味がわからない。

・先に終わらせられる作業と、後回しにしても大丈夫な作業の区別がつかない。(優先順位が見えてこない)

・手書きしなくてはならないので、効率が悪い。


手帳で管理している場合、マメな方は、殴り書きで書いたやること一覧を、その日に、忘れないように、もう一度別のページに書きまとめている方もいるかもしれません。

ですが、手書きよりパソコンで管理されたほうが、格段に管理する効率が良くなると思います。


このような問題を解決するために、ぜひ、ToDoリスト(やることリスト)をパソコンで作成する事を
おすすめしたいと思います。

作成方法を簡単にご説明したいと思います。


手順

１．メモ帳、ワープロソフト(Wordなど)、表計算ソフト(Excelなど)など、文字を入力できるソフトでしたら、何でもOKですので、ToDoリスト(やる事リスト)を作成するためのソフトを立ち上げます。

２．自分が今後、やらなければならない事を1行ずつ入力していきます。やる事はざっくりでいいです。事細かに書く必要はありません。(行間を1～2行程度あけると見やすいです)


■やる事の入力例

○○さんに連絡し、システムの操作説明をMM月dd日のhh時nn分に行う事を伝える。

△△情報検索画面を作成する。

××情報メンテナンス画面を作成する。

◎◎システムの操作マニュアルを作成する。

既存の検索システムに検索条件を1つ追加し、検索処理を修正する。


３．手順2で書いたやることの先頭に、優先順位を1から順に入力していきます。


■優先順位の入力例

１　○○さんに連絡し、システムの操作説明をMM月dd日のhh時nn分に行う事を伝える。

３　◎◎システムの△△情報検索画面を作成する。

４　◎◎システムの××情報メンテナンス画面を作成する。

５　◎◎システムの操作マニュアルを作成する。

２　既存の検索システムに検索条件を1つ追加し、検索処理を修正する。


※優先順位を付ける時の注意

・すぐに終わらせられることは、「すぐ終わるから後でやってもどうにかなるだろう」と言う考えから、後手後手になってしまうことを防ぐため、特に急ぎの作業がない限り、なるべく優先順位を高くします。

・人に依頼する作業の場合、相手の作業の都合もあるので、できる限り、早めに連絡・依頼を行い、相手に依頼があることを認識してもらい、作業をスムーズに取り掛かれる状態にしておいてもらうため、優先順位を高くします。


４．手順３で入力したToDoリスト(やる事リスト)をファイルに保存後、印刷して、リストの通りに作業を進めていき、作業が終わったものから、リストに「レ点」をつけていきます。
（間に割り込みの作業が入った場合、随時、リストに追加し、優先順位を振りなおします）


■作業完了したやる事に「レ点」をつけていきます

レ　１　○○さんに連絡し、システムの操作説明をMM月dd日のhh時nn分に行う事を伝える。

　　３　◎◎システムの△△情報検索画面を作成する。

　　４　◎◎システムの××情報メンテナンス画面を作成する。

　　５　◎◎システムの操作マニュアルを作成する。

レ　　２　既存の検索システムに検索条件を1つ追加し、検索処理を修正する。



※補足として、それぞれのやる事が、さらに細かく分ける必要がある作業の場合、別途、それぞれのやる事の作業を細分化したやることリストを作成し、作業を進めていくことになります。


以上でToDoリスト(やる事リスト)での漏れを防止し、優先順位を意識した作業管理が行えるようになるのではないかと思います。
（実際、私はこのようなやり方で、作業の管理を行っています）

全てにレ点がついたToDoリストは、リスト内の作業完了といういことになりますので、履歴として残してもいいですし、シュレッダーで破棄してしまってもいいと思います。


ToDoリスト(やることリスト)を作成することによって、

「あれやらなきゃ・・・そういえばあれはどうしよう・・・」

と、頭でやる事を考える必要がなくなり、今やらなければいけない作業を集中して行うことができ、作業効率が格段にアップすると思います。

さらに、リストに「レ点」が増えてくると、後少しでゴールだ！と、達成感と作業完了に向かって進んでいる事が実感でき、モチベーションを高めながら作業が行え、作業内容も、質が高く充実したものになることと思います。


ToDoリスト(やることリスト)、ぜひ皆様も活用されてはいかがでしょうか。