「やってくれるだろう」で進める危険な仕事の進め方 [コミュニケーション]
私もたまにやってしまう仕事での失敗で、その部分は相手が
「やってくれるだろう」
と期待した気持ちと勝手な思い込みで仕事を進め、いざシステム本番稼動前に念のため相手に確認してみると、相手もこちらが「やってくれるだろう」と期待していて、まったくやっていなかったり、もっとまずい時は、それをやる必要があることさえ気づいていない時があります。
それでも、私の場合は確認を少し早めに行っているので、最悪の事態は逃れる事ができていますが、こういうことはなるべく起こしたくないですね。
そこで、私が相手に何かを依頼する時に気をつけていることをいくつか紹介したいと思います。
1.直接(または電話で)話す場合
・まず、やってほしいことを簡単に話す。
(なにをしたらいいのかをすぐに知ってもらうため)
・次に、依頼する内容も含めた全体の流れをざっくりと説明し、相手が全体のどの部分をやるのかをつかんでもらうように話す。
(相手が自分のやることに関して、少しでも気づきやすくするため)
・最後に、やってほしいことを一つずつ、相手の反応をうかがいながら、もう一度、説明する。わかっていなさそうな場合、確認する。
(再確認をすることで、相手にやらなければいけないことをきちんと覚えてもらうため)
・念のため、依頼内容を箇条書きで相手にメールする。その時、急ぎの内容がある場合、その事についてもきちんと説明の文章をいれておく。
(後で、相手が再確認できるようにするため)
2.メールで依頼する場合
・まず、件名を相手に作業を依頼することがわかるように入力する。
例:プロジェクト「○○」で行っていただきたい作業のお願いの件
・そして、内容にはまず、お願いしたい作業の簡単な説明を入力する。
例:プロジェクト「○○」につきまして、お願いしたい作業があります。
下記の作業をお願いいたします。
・次に、箇条書きで作業内容を入力する。
例: ○○の入力。
××の仕様書作成。
△△のマニュアル作成。
※○○の入力につきましては、開発を進めるために必要な作業と
なりますので、お忙しいところ申し訳ありませんが、
MM月DD日までに作業を行っていただきますよう
よろしくお願いいたします。
いつもこんな感じで、意識しながらお願いするように心がけています。
お役に立ちましたら、幸いです。
これからも、試行錯誤しながら、
コミュニケーション力を磨いていこうと思います。
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